Koha 特別說明: 讀者

匯入讀者資料的SOP

1. 使用系統提供的範例csv檔案編輯資料 (是的, 您可以使用或轉換到excel來做資料整理, 但欄位格式請都設成文字哦...)
2. 必填欄位一定要填資料: surname(姓)〉branchcode(所屬圖書館)、categorycode (讀者類型)、我們一般也會把cardnumber (讀者證號)、userid (使用者名稱)及 password (密碼) 也列入必填
3. 若有使用日期請(建議)使用ISO日期格式 2020-08-07
4. 科系、單位代碼一般會建議放在 sort1, 然後在容許值的bsort1做名稱及代號對應.
5. 如還有額外欄位需要，建議放在sort2, 然後在容許值的bsort2做名稱及代號對應.
6. 如還有更多欄位需求，建議放在讀者屬性，不過這個欄位的資料匯入比較麻煩，欄位應包括逗點區隔的屬性類型與容許值。屬性類型代碼與冒號應在容許值之前。例如：INSTID:12345,LANG:fr。
7. 資料內容必須存成UTF-8編碼格式，可使用記事本來轉換格式。
8. 如用試算表軟體編輯, 請留意資料前後的空格, 請記得刪除
9. 最後請存成以逗號間隔欄位的csv檔案格式以備上傳使用

我們在做讀者管理時，學校常會遇到升級升班的問題，如果學校有把科系班級名稱放在Sort1或Sort2欄位，此時可使用「批次讀者修改」功能，可一班一班批次處理；但如果覺得全校成千上萬人都要修改的話，那就麻煩了，這時候就要使用「匯入讀者」的資料覆蓋功能來把新的資料更新到既有的讀者欄位去。這邊要留意有以下幾點：

1. 除密碼(稍後說明)及讀者屬性可設定不修改外，其它欄位皆會被新的資料取代。也就是說如果原來某特定欄位有資料，新檔的特定欄位是空白，那麼匯入後，該欄位就會變成空白，要注意哦...
2. 密碼要不要修改
   • 要，請在要匯入的檔案的 password欄位填入新的密碼，並在「•以此覆寫有的」子項目「使用檔案中的來替換讀者的密碼。（空白密碼將被忽略）」
   • 不要，請不要勾選「使用檔案中的來替換讀者的密碼。（空白密碼將被忽略）」選項 <- 大部份的升級升班會選擇此項，避免修改到使用者設定的密碼
3. 讀者屬性部份：由於批次修改不同的讀者屬性很麻煩，我們通常建議除非是可以做成選項式的讀者屬性，如是/不是，不然儘量不要使用讀者屬性。但如果有使用，Koha有一個「讀者屬性」的單獨修改選項，可選擇
   • 「取代所有讀者屬性（有資料全部覆蓋之意）」或
   • 「祗取代有放在檔案中讀者屬性欄位的讀者屬性(原翻譯為：衹取代讀者屬性)」意思是有在讀者屬性欄位放的讀者屬性資料才有修改，沒放進去的就不做修改）

所以考慮了以上因素的批次讀者資料修改SOP如下:

1. 根據Koha提供的CSV檔案 (資料來源為碩陽公司Koha測試站，使用Koha21.05版)來填資料，請留意，要符合下載單位使用的Koha版本，因為不同版本的Koha讀者欄位可能會有新增或刪除欄位，為避免欄位不符，請使用單位Koha工具-匯入讀者裡的CSV下載檔案為宜)
2. 請閱讀並遵守說明的注意事項，如日期請用ISO格式(2023-03-08，另一種格式易有使用狀況，不建議使用。)將資料填入。讀者屬性部份，因為一欄位多屬性共用，請特別要留意編輯方式（註一）。
3. 編碼格式請選擇UTF-8 (可使用記事本, 用另存出現儲存視窗下方的「編碼(E)」檢查，若不是UTF-8，請選擇UTF-8儲存）
4. 編好後，請存成CSV格式(以逗點區隔)
5. 連結至管理者介面，進入「工具」—「匯入讀者」
6. 於「匯入讀者清單」的「選擇檔案」選擇剛才存檔的CSV檔案
7. 在「做為紀錄對映的欄位」選擇「讀者證號cardnumber」或「使用者名稱userid)」
8. 要覆蓋資料，在「若對映紀錄已經在讀者清單內」請選擇「以此覆蓋既有的」，下方的密碼覆蓋選擇與否，請參考上項2密碼說明。
9. 讀者屬性，無使用者可略過不管，不會有影響。若有使用的單位，請參考上項3說明選擇。
10. 最後，按下「匯入」執行匯入動作。

註一：讀者屬性在批次讀者修改時，是多讀者屬性共用同一欄位來修改。如INSTID:12345,LANG:fr 或 STARTDATE:January 1 2010,TRACK:Day。若輸入紀錄有多種屬性，其欄位應以引號括住 (如前例)，或每個欄位以獨立的雙引號括住並以逗點區隔："STARTDATE:January 1, 2010","TRACK:Day"。若資料有逗點則必須有第二個語法，如日期字串。

批次讀者修改是協助管理者將讀者批量改成特定數值或文字等唯一值，像讀者證號等每個人的資料不同者，可能要考慮重新匯入讀者資料。其SOP如下:

1. 進入「批次讀者修改」功能
2. 在檔案處，上傳「讀者證號」或在空白填入「讀者證號」列表如下圖

3. 接著會進入到下一畫面，選擇要修改的欄位，填入修改的值後，按下「儲存」即可

在執行批次功能前, 通常要先取得執行讀者/書目/館藏的清單, 這當然是使用報表功能了, 這裡是談讀者管理, 我們談如何取得讀者清單.

這部份直接執行SQL報表功能最快了, 如要取得今年要畢業的學生, 我們以某一高中職為範例, 先把需要欄位條件下好:

1. 讀者證號cardnmuber: 執行讀者批次修改, 以此號碼為準.
2. 讀者類型categorycode: 用來檢查是否為現職學生, 移掉「已畢業GAD」學生
3. 年級三年級生sort1/G3: 三年級生的學生(通常會放在sort1欄位, 以容許值設定年級代碼, G3為Grade 3之意)
4. 年級三年級重讀生sort1/G3A: 重讀三年級的學生(在作業之前, 要先把他們設定成G3A, 因人數為0或者不多, 可手動或批次處理

Select
borrowers.cardnumber AS 證者證號,
borrowers.categorycode AS 讀者類型,
borrowers.sort1 AS 年級
from borrowers
WHERE borrowers.sort1 = 'G3' and borrowers.sort1 <> 'G3A' and borrowers.categorycode <> 'GAD'

好, 以下是執行的步驟

1. 將某些重讀生的年級別, 改成G3A
2. 執行SQL報表, 取得三年級清單, 將此清單減去「已畢業」的三年級學生及未來重讀三年級的學生, 即為今年的三年級畢業生, SQO語法可參考如最後:
3. 執行「批次讀者修改」將此清單(讀者證號一列一號)填入或以檔案方式讀入, 到下一頁選擇將「讀者類型」改成「已畢業」,按下「儲存」即可.

不過, 執行此過程中, 要注意除錯, 比方說有沒有那些已畢業的卻未修改成已畢業, 這可從證者證號(學號)辨識出來, 比方說今年畢業的學號主要為8開頭, 名單中有出現567開頭的號碼便需要檢查一下.

還有, 暫移至G3A的重讀生, 要記得移回G3哦....