Koha 編目可分為原編及抄編，原編即按MARC21的編目規則及圖書館館藏政策，依照欄位填入相關資料。抄編則是根據館藏的幾個重要辨別資料如ISBN、著者、題名等填入Z39.50/SRU搜尋欄位搜尋，將搜尋到的書目擇一下載至編目欄位，新增不足或修正不適合的欄位資料後，儲存後使用。
在進行編目之前, 我們建議您購買國家圖書館印行的MARC21書目紀錄中文手冊:圖書、連續性出版品,ISBN: 9789576786167, 做為手邊參考用的工具書, 因為它是針對MARC21中文編目的官方手冊; 西文部份也可參考此書, 但也可以參考美國國會圖書館MARC21 Format for bibliographic data網站: https://www.loc.gov/marc/bibliographic/, 另外如果您需要諮詢專家的話, 可前往國家圖書館的編目園地: https://catweb.ncl.edu.tw/ , 可參考「NBINet合作編目書目資料處理原則」; 如果您想參考別人是如何編目的, 可到「全國圖書書目資訊網」, 「書目查詢」後, 在書目詳頁上方, 可看到以機讀格式顥示如下, 以「三民主義」為例::
LEADER 00000cam 2200157 i 4500 001 10461759 008 891206s1952 ch c 000 0 chi d 020 |c(平裝) 040 NTNU|cNTNU|eCCR 099 001.12|b395-2 245 00 三民主義 /|c孫文遺著. 260 台北市 :|b正中,|c1952[民41] 300 [19], 258 面 :|b版像 ;|c21 公分. 700 1 孫文|e遺著. 909 (nbi)b37155076 949 TNU|d001.12|e395-2|cB10113015tnu|tCCH|w27|x27|z099
一般 Leader紀錄標示, 008一般性資料, 020aISBN, 020c價格, 020q裝訂資訊, 041a語言代碼, 100a個人名稱/110a團體名稱, 245a正題名, 245c著者敍述, 250a版次, 260a出版地, 260b出版者, 260c出版年, 300a數量, 300b插圖及其他細節, 300c外表尺寸, 650a主題用語, , 856u, 電子資源連結等是圖書館比較常使用的書目欄位.
通常每個圖書館會再根據本身需要的資料增加一些紀錄欄位
最後再加入圖書館系統所需的館藏資料即是完整的編目.
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還有就是系統會需要指定書目框架(一般使用預設), 這是在編目前先要做好的設定哦!, 可詢問圖書館IT人員或負責唯護的碩陽客服.
預行編目資料可以提供簡編使用，我們來看看可以填入MARC21那些欄位(不涉定長欄部份)？這裡有官方說明參考.
圖片來源: MARC21權威紀錄中文手冊, 國家圖書館出版
020 \\$a9789576785986$q精裝 <--$a是ISBN碼, $q是相關資訊, $c350是價格,但此範例未出現.
041 \\$achi <--$a語言代碼, chi是中文, eng是英文, jpn是日文....
084 \\$a023.45 <--a.中文的話是中文圖書分類法. 2.如是中文圖書分類法代碼, 需在分欄2加上ncsclt標註分類法出處, 這要自已加
100 1\$a徐蕙芬$e 編著 <--$a是主要著者, $e是相關職責詞語
245 10$aMARC21權威紀錄中文手冊 / $c徐蕙芬, 戴怡正, 國家圖書館館藏發展及書管理組編著 <--$a是題名, $c是著者敘述
250 \\$a <--$a放版本敘述, 此範例未放, 一般是「初版」、「再版」等
260 \\$a臺北市$b國家圖書館$c2015 <--$a是出版地, $b出版者, $c是出版年(為了統計方便, 我們建議只放西元年數字)
650 \7$a國際機讀權威紀錄格式 <--$a是參考國圖出的中文主題詞表一書, 有一個以上則再增加650段來放. $2lcstt., 非原始制訂國, 需在分欄2標註出處. 這個要自己加.
700 1\$a戴怡正$e編著 <--$a其它個人著者, $e是相關職責詞語
710 2\$a國家圖書館館藏發展及書目管理組$e編著 <--$a是其它團體作者, $e是相關職責詞語
範例圖右下方數字「104010051」是CIP編號, 是給國圖及出版社用的, 圖書館用不到, 可忽略.
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國家圖書館出版品預行編目(CIP)資料, 如左圖框內資料, 分別對應MARC21欄位部份: 020 \\$a9789869818933$q(平裝) 084 \\$a523.36$2ncsclt 100 1\$a琳達.弗羅紹爾$q(Froschauer, Linda) 245 10$a課堂中的STEM教育 : $b核心素養與教學實踐 / $c琳達.弗羅紹爾(Linda Froschauer)編著; 蔣榮玉, 張瑛純, 林瓊香譯 246 13$a核心素養與教學實踐 250 \\$a初版 260 \\$a新北市 : $b碩亞數碼科技 : $b中華資訊與科技教育學會,$c2020. 500 \\$a譯自 : Bringing STEM to the elementary classroom. 650 \7$al中小學教育$2lcstt. 650 \7$a科學教育$2lcstt. 700 1\$aFroschauer, Linda. 700 1\$a蔣榮玉 700 1\$a張瑛純 700 1\$a林瓊香
編目參考
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小館的館員大多不是圖資科系背景, 抄編是他們常用的編目方式, 但有時抄編會抄不到MARC21的書目資料, 我們原先以為不會出現, 但客戶提出了鐵證, 那怎麼辦?
1. 請用書本後的「預行編目資料」按前項欄位說明填寫簡略的編目資料, 待有緣單位把MARC21的原編結果放上NBINet再補全.
2. 把CMARC可用的資料欄位抄下, 再用原編方式編目即可. 以下我們把CMARC對應MARC21的中文館藏欄位說明一下:
010$a->020$a
010$b->020$q
010$d->020$c
101$a->041$a
200$a ->245$a
200$f -> 245$c
205$a->250$a
210$a->260$a
210$c->260$b
210$b->260$c
215$a->300$a
215$d->300$b
606$a->650$a (請再加入650$2lcstt 主題來源)
681$a->084$a
681$b->084$b (作者號每家圖書館採用可能不同, 請留意..., 首尾五筆及四角號碼)
3. 向國圖申請免費轉換系統的使用帳號, 凡圖書館可以公函向國家圖書館提出申請，經簽訂授權書、國圖設定帳號密碼後，即可使用該程式。另, 亦可向碩陽購買轉檔服務。
Koha原編提供兩種編輯工具, 基本編輯器及進階編輯, 我們這邊主要說明基本編輯器的使用.
原編, 請在首頁點選編目就到了, 請點選「新增紀錄」
接著會出現基本編輯的各個欄位(這些欄位通常會經過安裝者向圖書館確認過圖書館政策後列出)應該都是圖書館會使用的欄位, 不使用的欄位通常會隱藏起來.在000-009是定長欄段,不使用指標, 欄位長度固定,除像001可自填外, Koha在欄位右方會設置編輯器, 方便使用者編輯資料.
選擇好書目的資料選項外, 按下OK, 在000的定長控制欄, 就會出現如下的資料:
nam a22 7a 4500
這就是LEADER段資料,
其他欄位請參考手冊及各種輔助資料及使用編輯器, 即可得到您需要的欄位資料.
接著在010後進入變長欄, 也就是會多了兩個指標欄位要填, 另外定長欄也變成各個分欄如下:
020段是國際標準書號ISBN的相關資訊, 指標1及指標2都是「未定義, 以空格表示」, 分欄主要使用a國際標準書號,c價格,q裝訂等相關資訊.
900~基本上是圖書館自定義部份, Koha 安排於942段及952段放置館藏資.
942段比較偏向靜態資料, 952$2分類法, 942$c館藏類型,942$n隱藏於OPAC 到這邊都還算是書目範圍, 填完按儲存後, 會出現952段視窗,....
952段主要為流通相關資訊,952$2分類法, 952$7館藏狀態,952$a永久圖書館, 952$b館藏圖書館, 952$c排架位置, 952$d到館日期, 952$o完整索書號, 952$p條碼號, 952$y館藏類型
952段填完, 按下「新增館藏」後, 就完成了一筆館藏記錄的新增了.
抄編的程序如下: